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使用Vtiger CRM进行客户关系管理3
本章介绍VtigerCRM首页视图，系统初始化设置，及各种系统设置项，是为pk杂志写的文章连载系列第三篇，如需免去CRM系统设置，配置等麻烦，泰州.上海等地的也许有机会可以现场帮大家搞定。
一、VtigerCRM首页视图
在安装完成Vtiger CRM之后，就可以打开您的浏览器(IE7或者Firefox等)，在地址栏输入http://localhost:8888/vtiger/，登陆系统了；localhost:8888可替换为您安装Vtiger CRM的IP地址，域名和端口。
在安装 Vtiger CRM过程中设置了俩帐户，一个admin用户，一个standuser用户，使用admin用户登陆可以进行各种系统设置。下面我们看看Vtiger CRM系统的首页视图界面。
登录VtigerCRM系统后，可以看到最新的Vtiger CRM系统5.0.4 中文版标准视图，首页视图界面的介绍如下图所示： 图片：home
从主菜单，我们可以看到Vtiger主要功能模块包括：市场营销、销售管理、售后服务，统计分析，产品管理，系统设置，本文下面主要就是介绍系统设置中的内容。
点击子菜单或主菜单的下拉菜单，可以进入对应模块列表页面，点击新增图标可以新增记录，点击查找图标，可以查找当前模块记录，点击导入图标，可以导入当前模块的记录，点击导出图标，可以导出当前模块的记录。
注意：图标在灰色的情况下是不可以点击的，表示在当前情况下无法使用此功能。
二、如何初始化VtigerCRM系统。
新安装的CRM系统要正常使用，必须进行些设置，必要的时候还需要根据公司特定业务需要，定制部分功能项，下面我们主要讲解下Vtiger CRM系统管理内的各个项目，以进行Crm系统初始化设置的先后顺序介绍。
第一步、设置指定公司的详细信息，因为在导出的一些PDF文件会用到公司的一些信息，例如公司名称，地址和logo等。
操作步骤：以管理员的身份登陆VtigerCRM系统，点击“系统设定”主菜单，进入系统设定页面，点击“其它设置”板块的“公司信息”，可以看到默认的公司信息，点击右上角的“编辑”按钮开始指定公司的详细信息，填写正确的公司信息后，点击右上角的“保存”按钮即可保存填写的公司信息。
第二步：设置SMTP服务器 smtp服务器主要用来发送Email，工作流提醒，库存提醒以及其它提醒信息。
操作步骤：以管理员的身份登陆VtigerCRM系统，点击“系统设定”主菜单，进入系统设定页面，点击“其它设置”板块的“SMTP服务器设定”，点击右上角的“编辑”按钮配置SMTP服务器信息，填写正确的信息后点击保存按钮，保存过程系统会自动发送一封测试Email信息到管理员的Email地址，如果SMTP服务器信息和管理员的Email正确，管理员将收到一封Test Email邮件。
第三步：设置各个模块所需要的字段 每个公司的业务大都不一样，需要的字段可能也不一样，所以需要屏蔽一些自己公司不需要的字段和添加一些自己需要但系统没有的字段。
屏蔽字段：以管理员的身份登陆VtigerCRM系统，点击“系统设定”主菜单，进入系统设定页面，点击“用户和权限管理”板块的“字段权限”，选择一个模块，可以查看所选模块的所有字段，点击右上角的“编辑”按钮，在需要的字段前面打勾，在不需要的字段前面不打勾，确定后点击“保存”按钮即可保存所选模块的全局字段信息。
添加字段：以管理员的身份登陆VtigerCRM系统，点击“系统设定”主菜单，进入系统设定页面，点击“工作台”板块的“自定义字段”，首先选择需要添加新字段的模块，然后点击“新增自定义字段”按钮，在弹出的小窗口里选择字段类型，然后在右边输入标签(新字段的显示名称)和字段长度，确认后点击“保存”按钮，即可为所选模块添加新字段，添加的新字段会在所选模块的页面上显示。
第四步：设置各个模块的下拉菜单的选项 每个公司的业务大都不一样，例如销售流程，客户级别等，所以在CRM系统实施时需要修改下拉框的选项。操作步骤：以管理员的身份登陆VtigerCRM系统，点击“系统设定”主菜单，进入系统设定页面，点击“工作台”板块的“选择清单编辑器”，选择一个模块，可以查看所选模块的所有下拉框选项，点击下拉框选项右上角的“编辑”按钮，进入编辑页面，在弹出窗口里输入下拉框选项，每行只能输入一个选项，输入完毕后点击保存按钮即可生效，保存后可以到相应模块查看下拉框选项。
第五步：设置访问权限组(Profile，对系统的各种权限分组)，访问权限组是权限的核心部分，用户权限均是在访问权限组的基础上确定的。通过访问权限组可以控制对某个模块的权限(新增/编辑，删除、查看，导入、导出等权限)，而且还可以控制对某个模块的字段的读写权限(可见、读、写等权限)，通过此功能即可实现简单的审批功能(下级对某个字段具有只读权限，上级对某个字段具有可写权限)。
操作步骤：以管理员的身份登陆VtigerCRM系统，点击“系统设定”主菜单，进入系统设定页面，点击“用户与权限管理”板块的“访问权限”，点击访问权限名称左边的编辑图标即可编辑所选访问权限组，点击右上角的“新增访问权限”按钮即可增加用户组。
编辑某个用户组，进入用户组编辑页面，如果选择全局权限的查看所有模块和编辑所有模块前面的选择框，下面的选择框就无须选择，当然如果不选择查看所有模块和编辑所有模块的选择框，就需要一一选择下面模块列表中中各个模块的存取权限，在模块的前面打勾表示可以存取所选模块，不打勾表示表示不能存取该模块，在新增/编辑列的下面打勾表示可以新增和编辑该模块的记录，在查看列的下面打勾表示可以查看该模块的记录，在删除列的下面打勾表示可以删除该模块的记录。如果没有查看权限，就没有新增/编辑和删除权限。点击“字段与工具设定”列的展开/收缩图标，可以设定该用户组能存取该模块的哪些字段(可见某个字段，可写某个字段，只读某个字段等)，并且可以设定该访问权限组是否能导入和导出改模块的记录。依次设定每个模块的权限，确认无误后点击上方或下方的保存按钮即可保存该访问权限组的权限设置。当然，如果觉得默认权限设置已经能满足自己公司的需求，就不需要编辑用户组的权限设置。
新增某个访问权限组，点击右上角的“新增访问权限组”按钮，输入用户组名称和描述信息，选择“基于已存在的访问权限修改 (建议)”，点击下一步，进入用户组的编辑页面，操作方法和编辑某个访问权限组的方法一样，确认后点击保存按钮即可保存访问权限组。
第六步：设置职位（Role,对应公司中的岗位设置），职位是和访问权限组关联的，一个职位可以对应多个访问权限组，一个用户对应一个职位，用户拥有职位，从而拥有访问权限组对应的存取权限(各个模块和字段的存取权限)。职位是分上下级的，由于用户和职位是关联的，拥有上级职位的用户能看到拥有下级职位的记录，例如销售经理A的角色是"销售经理"，销售人员A、销售人员B、销售人员C的角色是"销售人员"，那么销售经理A能看到销售人员A、销售人员B和销售人员C所拥有的记录。
操作步骤：以管理员的身份登陆VtigerCRM系统，点击“系统设定”主菜单，进入系统设定页面，点击“用户管理”板块的“职位”，进入角色的继承关系图，把鼠标放在某个职位上，职位的右边会出现三个图标，第一个图标(+)是为当前职位创建下级职位，第二个图标是编辑当前职位，第三个图标是移动当前职位，改变当前角在继承关系图中的位置。如果当前职位的左边有减号的图标，表示可以展开或收缩当前职位。
点击某个角色右边的第一个图标(+)，进入新增职位的页面，首先输入职位名称，然后选择左边"可用访问权限组"中的访问权限组，接着中间的点击>>按钮，即可把所选访问权限组选择到"已指定访问权限组"输入框里，确认后点击保存按钮即可保存该职位。点击某个角色右边的第二个图标，进入编辑角色的页面，操作方法和新增角色的方法一样。
第七步：设置用户（创建员工可用以登陆CRM系统的帐户），用户就是使用VtigerCRM系统的公司员工，只有为公司员工创建帐户并指定职位，公司员工才能开始使用VtigerCRM系统。每个模块记录都有一个负责人，负责人主要是和用户关联的，当负责人指定为某个用户时，表示该用户可以操作这条记录，根据前面的角色权限定义，该用户的上级也能操作这条记录。
操作步骤：以管理员的身份登陆VtigerCRM系统，点击“系统设定”主菜单，进入系统设定页面，点击“用户与权限管理”板块的“用户”，进入用户列表页面，点击右上角的“新增用户”按钮可以增加新用户，点击列表中编辑图标即可编辑当前用户信息，点击列表中的复制图标即可复制当前用户信息，点击列表中的删除链接即可删除当前用户。
操作步骤：点击右上角的“新增用户”按钮，进入新增用户页面，输入用户名，密码，Email，姓名和权限，以及其它联系方式、地址、照片等信息，还可设置该用户是否具有管理权限，另外可以设定新用户在首页显示的模块最新记录，确认后点击保存按钮即可保存新用户信息。使用新用户的用户名和密码即可登陆VtigerCRM系统。
第八步：设置用户群组（Group,类似公司中部门的概念），用户群组包含角色、用户、其它用户群组等，通过用户群组可以定义复杂的权限机制。每个模块的记录都有一个负责人，负责人不仅可以指定为用户，也可以指定为组织。当负责人指定为某个用户群组时，表示该用户群组所包含访问权限组、用户和其它用户群组有权限操作这条记录。
操作步骤：以管理员的身份登陆VtigerCRM系统，点击“系统设定”主菜单，进入系统设定页面，点击“用户管理”板块的“用户群组”，进入用户群组列表页面，点击右上角的“新增用户群组”按钮可以增加新用户群组，点击列表中编辑图标即可编辑所选用户群组信息，点击列表中的删除图标即可删除所选用户群组。
点击右上角的“新增用户群组”按钮，进入新增组织页面，输入组织名称和描述信息，切换成员类型，列表里可以显示所选成员类型对应的成员，选择左边的成员，然后点击>>按钮以添加新成员，选择右边的成员，然后点击<<以删除成员，确认后点击“保存”按钮。新增完毕后，在新增记录时即可指定负责人为该用户群组。
点击用户群组列表中的编辑图标，进入编辑用户群组页面，操作方法与新增用户群组的方法一样，确认后点击“保存”按钮。
第九步：设置共享规则（高级权限控制， 设置共享权限比较复杂，一般企业采用默认的共享权限即可），VtigerCRM系统不仅通过角色的上下级关系来控制权限，而且还通过共享来控制权限。如果全局共享规则为私有时，职位的上下级权限有效，如果全局共享规则为共享权限(非私有)时，角色的上下级权限就无须生效，因为已经全局共享了，公司内部的数据都是共享的，就无须上下级角色来控制权限了。如果全局共享规则为私有时，公司内部还需要特别的共享规则时，则可以通过自定义共享规则来实现。职位、职位和下级职位、用户群组之间可以互相共享只读和读写权限。注意自定义共享规则后，必须点击右上角的“更新权限&重新计算”按钮，只有这样共享规则才能生效。
操作步骤：点击右上角的“修改权限”按钮可以修改全局共享规则，点击下面的“新增权限”按钮或“点击这里”可以自定义权限规则。
点击右上角的“修改权限”按钮，进入全局共享规则编辑页面，每个模块的共享规则可以选择私有，表示只有负责人和负责人的上级能存取负责人所创建的记录，选择“共享：共享只读权限”，表示系统内的所有用户均能查看该模块的记录，选择”共享：读、新增/编辑权限“，表示系统内的所有用户均能查看、新增和编辑该模块的记录，选择”共享：读、新增/编辑、删除权限“，表示系统内的所有用户均能查看、新增和编辑、编辑该模块的记录。确认后点击右上角的“保存”按钮。
点击下面的“新增权限规则”按钮，弹出新增自定义共享规则窗口，第一步：选择拥有记录的角色或角色和下级角色或组织，第二步：选择共享对象和共享权限，第三步，选择相关模块的共享权限，确认后点击下面的“新增规则”按钮。注意：点击上面“更新共享规则”按钮才可启用刚新增的共享规则。
第十步：其它设置项目，通过系统的"其它设置"选项，可以设置系统的通知模版，Email模版，货币币种，税额和业务条款，还可以查看用户的登陆历史和操作日志。
经过以上十个步骤的设置，CRM系统就可以正常使用，为公司进行客户管理而服务了，后面就需要对VtigerCRM的其他功能模块进行逐一的介绍和讲解了。
使用开源CRM进行客户关系管理（2）
为Linux宝库<开源>杂志些的CRM系统使用教程连载之二,首发在其第7期上. 上一期已经介绍了VtigerCRM系统的安装过程，本文使用开源CRM系统进行客户管理系列的第二篇，主要介绍VtigerCRM适用场合，不适场合，实施的困惑，系统工作流程等。上海,无锡,泰州等地的朋友也许可现场帮大家搞定。
VtigerCRM客户管理系统能做什么？
VtigerCRM系统是一个适合中小企业的客户管理工具，帮助管理公司业务，从市场、销售、采购、库存、客服等全程跟踪客户，最大可能获得订单，提高客户满意度；比较适合销售团队，贸易公司，服务型企业使用；部分作用如下：
- A. 统一记录与管理客户资料，不再担心资料丢失
- B. 随时随地搜索查找客户资料，及时联系客户
- C. 自动化的统计分析您的客户信息、销售情况等
- D. 全面掌握公司业务信息，避免人员离职等导致客户流失
- E. 通过CRM系统的工作流使公司业务流程自动化，标准化
VtigerCRM客户关系系统不能做什么？
VtigerCRM不是万能的，不可能时候任何场合，它只适用普通的中小企业，几个人到几十个人的公司，特别是贸易企业，销售团队，服务企业等，如果有分公司，子公司等可能不太适合，如果希望进行生产管理也不适合，因为它没有生产管理功能，默认的财务管理功能也比较弱。
和所有客户关系管理系统一样，VtigerCRM系统只是个辅助工具，真正CRM系统的使用效果，与订单情况等等还要看各个具体的公司状况，企业管理团队，产品本身质量，价格等，众多因素。
安装VtigerCRM系统后，员工都不使用怎么办？
很多企业安装CRM系统后，无人使用，并最终导致CRM引入失败。任何习惯都是养成的，也是需要引导和诱惑的，企业要使用CRM系统，除了行政命令规定必学使用外，其实更可以变通下，将"要我用"变成"我要用"。
CRM系统安装初期一俩月内，抽调一俩文员或者各个部门抽个把人成立信息录入组，将公司的各种客户的历史数据，进行分类录入，然后相关负责人或相关部门对录入内容进行审核，在系统中有一定数据量后，各个业务人员，客服人员等自然而然的会喜欢上CRM系统，因为它能简化它的工作，减少不少的工作量，因为见到好处，没有人不会喜欢。
软件安装后无人使用的问题，不只是CRM才有的现象，比如，大量预装的Linux系统，客户购买后装回盗版的Xp，很多学校搞网上教学，在线课堂，也是花钱装个系统，然后就没有下文了，空空的个系统放那根本不能啥实际作用（除了政绩作用，呵呵）；软件以用为要，安装只是起点。
如何利用VtigerCRM收集潜在客户？
客户是企业最重要的资源，只有拥有了客户企业才能有所发展。获得客户的第一步，那就是收集潜在客户，收集潜在客户有很多方法，例如朋友介绍、参加行业展览会、网络搜索，B2B网站等，这些都可以通过业务人员主动收集，还可以通过公司网站进行。随着互联网的发展，越来越多的人习惯通过在网上搜索来采购物品，所以如果在网站上做好收集潜在客户的工作也许可以达到事半功倍的效果，而且一般的企业网站每年的最基本费用也就几百块。
当潜在客户通过搜索引擎等方式接访问公司网站的时候，很有必要让访问网站的客户留下联系信息，当获得潜在客户的联系信息后，业务人员就可以对这些潜在客户做进一步的跟踪。VtigerCRM提供WebForm工具，让网站访客留下联系方式；当访客在公司网站填写联系方式后，联系方式会自动录入到VtigerCRM系统中，系统可以通过工作流根据设定的规则自动分配潜在客户。当业务人员登录VtigerCRM时，会在自己的日程安排里看到需要跟踪潜在客户的任务和指示(需设置工作流)，业务人员根据分配的任务开始跟踪客户… …。
如何通过VtigerCRM软件跟踪客户？
有统计表明，2％的销售是在第一次接洽后完成；3％的销售是在第一次跟踪后完成；5％的销售是在第二次跟踪后完成；10％的销售是在第三次跟踪后完成；80％的销售是在第四至十一次跟踪后完成！这充分说明了跟踪的重要性。VtigerCRM也提供了客户跟踪所需的各种功能。
通常，销售从接触到成交要经历多个阶段，例如初期沟通、立项评估、需求分析、方案指定、招投标/竞争、商务谈判和谈成结束等，这些阶段在各行各业会有所不同，需要根据本公司业务确定销售阶段和每个阶段要做的事情。可以利用CRM系统来分享有经验业务人员的销售经验，制定适合公司的销售阶段，同时通过工作流指定每个销售阶段应该做的事情，当销售机会到达某个阶段时，CRM自动通过邮件，IM等提醒业务人员当前阶段要做的事情。
在跟踪过程中，业务人员可以查看销售机会的历史记录，充分了解和分析所跟踪的客户和销售机会，并制定下一步的跟踪计划。业务经理也可通过统计报告了解业务人员的业务情况，在关键的销售阶段可以给业务人员提一些建议，协助业务人员完成销售机会。这样，在CRM系统的辅助下和业务人员多次有效的跟踪，就能逐步和客户签单。
这正是销售自动化的内涵：CRM系统使每个业务环节高效处理，业务链的环节之间自动推进。VtigerCRM系统正是借助工作流，使销售机会的跟踪自动推进，业务人员根据系统自动分配的任务对客户进行有效跟踪。通过VtigerCRM系统不仅能分享有经验业务人员的经验，也能帮助新手快速提高业绩，从而提供整个公司的销售业绩。
有人可能会问，如果业务人员实在不能签单怎么办，那只有放弃客户或让其他业务人员继续跟踪。VtigerCRM系统可以通过设置自定义字段，收回客户资源让其他业务人员继续跟踪。而且公司客户也满足80-20法则，CRM系统可协助进行决策，对一些没有效益，又没有多少潜在效益的客户进行放弃处理。
